Доверие - помощник в бизнесе или попустительство мошенничеству сотрудников?
Предприниматели часто считают, что истории о внутренних мошенничествах в компаниях, подтасовках в отчетности для получения бонусов за KPI, воровстве с расчетных счетов, - присущи крупным компаниям, а у мелкого бизнеса такого нет, типа «у нас же всё на виду».
Ну да, на виду. Но в малом бизнесе и мошенничество не на миллионы, да и не сотни тысяч обычно. Вот собрала из недавних, которыми делились предприниматели:
🥇 В ООО главбух на протяжении нескольких лет перечисляла деньги с расчетного счета на «своих» ИП, в документах на подпись подкладывала платежки по «правильным» ИП. Дама годами не ходила в отпуска, постоянно была на рабочем месте, приходила раньше всех, уходила последняя, лишь бы никто не лазил в ее компьютере.
Работодатель была довольна: золотой работник. А в итоге: подтвердил такой бесценный сотрудник свою «бесценность» украденными сотнями тысяч рублей.
Контрольные звоночки:
📐собственник вовремя не задумался о такой работоспособности главбуха,
📐наличие полного доступа к расчетному счету (ЭЦП с полными правами),
📐бардак в учете – специально, чтобы никто не разобрался,
📐руководитель не вникал в финансы и их аналитику, доверял цифрам, показанным главбухом.
В общем, не звоночки, а колокольный звон, но его никто не слышал.
🥈 Вторая ситуация. Детский клуб.
Клиенты ежемесячно оплачивают посещения, и вариантов много: наличными, на расчетный счет в банке, электронными платежами. Выяснилось, что не единичны случаи, когда деньги собирал администратор на свои карточки, потом с них за клиента вносил наличкой в фирму. Понятно, что часть денег не доходила, администратор вовремя уволилась.
И только через два месяца руководитель выяснила, что не все полученные деньги пришли в компанию.
Контрольные пункты:
📐до клиентов не доведена информация, исключительно какими способами можно оплачивать;
📐администратор не был письменно проинструктирован, что делать, если у клиента нет наличных и т.д.
📐главбух не вел в 1С учет по ученикам, только общими суммами по группам, не отслеживал пути поступления денежных средств, - русскими словами, тот же бардак в учете;
📐руководитель не требовал показатели в разрезе групп учеников и клиентов, аналитику по выручке и задолженности.
🥉Ну и третье, для комплекта. Главбух перечислял себе зарплату в 2 раза больше, чем положено. Как? Да запросто. В длинной зарплатной ведомости на перечисление в банк отдельные суммы не бросались в глаза, и собственник не замечал, тем более если выплаты разбивались на аванс и окончательный расчет.
Ошибки те же – предприниматель не контролировал и не анализировал сводные цифры, не составлялись управленческие отчеты, даже деньги оценивались просто по остаткам на счетах.
И что чаще всего слышно от собственников: а я так доверял. П-п-ц! А где же вымученное чужими граблями «Доверяй, но проверяй».
📍 Да по факту понятная выстроенная система в разы повышает доверие между руководством и сотрудниками (перепишите себе эту фразу)
Обидно за предпринимателей, возмущение ворами, да. Но во всех этих случаях ответ на вопрос «кто виноват» не такой уж и однозначный. Не отстроены процессы, они и не будет отстроены, пока у работников есть возможность использовать неконтролируемые дыры в свою пользу.
Слышали, наверное, такое «на каждого продавца найдется свой покупатель», уже думается, что и на каждую компанию найдется свой вредитель. Заметите вы его или нет, это вопрос к выстроенным бизнес-процессам, отлаженной системе внутреннего контроля, прозрачной системе управленческого учета.
Наболело. Пусть в вашем бизнесе будет без неприятных сюрпризов.
